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6条干货,教你如何拒绝他人

2018-06-25  轻风的起点



01

忙的“错觉”


在《成为时间的主人7天训练营》中,我们讲时间管理的第三象限,其实是“错觉”。


也就是说,很多时候你很忙,忙得焦头烂额,但很可能都不是在为自己忙,是瞎忙。


因为,你一直在做紧急,但对自己不重要的事情。


对于第三象限的事情,我们有个关键的应对方法叫:Say No,也就是“拒绝”


学会拒绝,对我们时间管理的良性循环非常关键:


只有拒绝了那些看似紧急,但对自己不重要的事情,你才能腾出时间来做第二象限的“重要且不紧急”的事情;


只有有充分的时间做第二象限的事情,才能减少第一象限的“救火”和“疲于奔命”;


只有减少了“救火”和“疲于奔命”,才能减少对第四象限的需求——很多第四象限的事情忍不住要去做,本质上是因为在第一和第三象限活得太苦逼、太累了,需要某种平衡。


所以说,这是一个系统。


拒绝——Say No,是每个想做好时间管理的人必须要勇敢去做的事情。



02

懂得拒绝才更“靠谱”


很多训练营的小伙伴跟我说,


“Mr.柯南,我虽然知道这个道理,但是,很多时候,第三象限的事情,都是找你来帮忙,有的还挺着急的,我这么拒绝了,是不是会给人留下不好的印象呢?”


这个担心,我曾经也有。


先讲个我在日本留学时候的故事。


以前在日本上学的时候,我打过不少工,其中有一份工,是在全家便利店(Family Mart)做营业员。


日本的便利店,对便当、饭团、三明治、甜点等自制食品的保质期管理得很严,要精确到小时。每天早上8点、下午16点、晚上22点,是过期食品下架的时间。


每次这个时候,我打工的那家便利店总会下架并废弃好多食品,用大垃圾袋装起来,一袋一袋地往垃圾桶扔。


有次我问店长,每天都废弃那么多,为什么当时订货的时候,不少订一点呢?是不是太浪费了?


店长告诉我,这里面的关键不是浪费了多少,而是,要让客户知道,这家店我无论什么时候来,都不会缺货,想买的东西都能买到。


这个商誉,比废弃的“浪费”更有价值。


原来如此,怪不得,这家店的工作原则是始终要让便利店的货架保持“满满当当”的状态,有一小点空缺位置了,就让我们赶紧从仓库里把货物补上。


我当时打工的这家全家便利,是东海地区销量排名第一的店铺。店长的经营也很出色,之后几年又接连加盟了好几家店铺。我前几年去日本出差的时候去看他,他的加盟店铺已经扩展到了9家。


店长的这个经营秘密,我在很久后在职场上才体会到它的价值。


那时候,我开始工作3年,刚晋升经理,职责和任务一下子重了很多。再加上我中日两方面的语言优势,以及对双方做事风格、文化习惯的理解,很多同事,包括领导都很愿意找我帮忙。


一开始,我很春风得意,觉得自己越来越重要。


但是,慢慢地,你会发现,那么多事情,你根本做不过来。很快,就会发现答应人家的事情,你无法按时完成,或者,尽管赶工勉强完成了,做出来东西的品质,其实并不是最好的。


这样的事情出了几次后,别人就会觉得你不靠谱,甚至,找你做事的时候,内心也会打上折扣——让柯南做事情,也就到这个水平了……


所以,就像那个便利店的经营一样,少订货避免损失,以为是省了钱,其实损失的是“商誉”;你乐意帮忙做事,来者不拒,最后损失的是自己做人的“信誉”。


懂得拒绝,才更“靠谱”。



03

拒绝他人,需要技巧


当然,不是说在Mr.柯南这里学了“拒绝”,对很多事情就不加思考地拒绝、简单粗暴地Say No就可以了。


拒绝也是一门艺术。


分享几个干货技巧:


解释自己现在具体在忙的事情


很多时候你要拒绝别人请你帮忙的请求,很可能是因为你现在手头上的工作很忙,有更重要的事情要做。那么,这时候,你如果简单地说“没空,忙着呢。”肯定会给对方留下不好的感受。


这时候要向对方多解释一下我现在正在忙一个什么事情,这个事情也很重要,实在让我腾不开手。


如果对方是你的直接领导,那么,更可以在解释完之后,多问一句:您看这两件事情,是哪件先做好呢。领导理解了这两件事情的状况,就会根据轻重缓急来帮你做一个判断。


至少,这种情况下,眼下的事情是会二选一了,而不至于“过载”。


告知什么时候可以做这个事情


这个办法,对脸皮比较薄、不太擅长一上来就说“不好意思,我没时间”的人很管用。


也就是说,不直接说我没时间,而是说,我要到XXXX时候才能做。


言下之意,就是现在做不了。


这时候,就看对方能不能等。通常,如果是比较急的事情,他就等不了;如果是不急的事情,那么,你也可以适当地安排时间,在未来不影响你的时候帮他做掉。


我的经验是,用这个办法,通常能拒掉80%左右的事情。


介绍他人


当别人托过来的事情,其实是谁做都可以的时候,可以用这个办法。


因为,其实对方就是要解决问题,只要问题能解决,他是不在乎具体由谁来做的。


这时候,你就能通过介绍他人、拜托他人做的方式来拒绝。


但是,用这个办法的时候,一定要注意一点,就是:要事先跟你要转介绍的人打好招呼,问问他现在能不能帮忙。


唐突地“甩”任务给别人,很可能把事情弄得更糟。


教对方做


越是“能干”、越是“优秀”的人,似乎越不会这一招,结果就是,别人请你帮忙的需求越来越多……


其实,你可以告诉别人,做这件事情的诀窍是什么,抓手在哪里,甚至,稍稍花一点时间讲解一下做事的步骤。这个过程中,对方也会慢慢意识到“其实我自己也能做的”。


这中间,我个人有一个小技巧是——在教人怎么做事情的时候,拿一张A4纸,边讲边画一个简单的示意图。这样做,会有这么个好处:


替对方做了笔记(很多人没有做笔记的习惯)。他拿着这张纸去做事,回头再来找你的概率就会下降;


自己可以存档。事后让对方把纸拿回来,或者自己拍照留存。下次再碰到类似事情的时候,就能够简单调用;


也能运用“介绍他人”的技巧,到时候把这张纸拿出来,让你教过的那个人“帮你”去教。这样,你连教的时间也省下来了。


这个小习惯,可以一举多得。


在自己的主场


这一点,在职场上比较有用。


别人找你帮忙做什么事的时候,除非是老板、客户,通常不要去对方的办公室或座位。


这样,首先能节约你来来回回的时间(尤其在大公司,以前在通用的时候,去另外一个部门是要坐内部巴士的,哈哈)。


另外,在对方的主场,对方心态就更随意,会想到什么就提什么要求……一定要让对方有自己是“客”的心理预设,这样能减少很多额外的请求。


最后,如果后面再有什么补充啊,修正啊之类的,就还是对方上门。只要稍稍多一点周折,多一点物理和心理上的“成本”,有些事情,对方可能就想算了、算了……


所以,别人请你帮忙,可以先巧妙地把场地设定为自己的“主场”。


说我真的还不会


适当的时候,要装傻。


放下自己的自尊,说“这事情,我真的还不会……”很可能是一个一了百了的办法。


因为,你说“没时间”,对方可能觉得你这次没时间,那么,下次他还是会来找你。说“不会”,那么就不会有下次的问题了。


这时候,可以再多说一句,“这事情,我真的还不会,我找时间帮你研究一下吧。”这样,在婉拒的同时,也体现希望能帮上忙的诚意。



讲了那么些方法和技巧,具体的,还需要根据实际的场景,灵活地调整运用。但是,有个万变不离其中的原则是:


不要简单粗暴地Say No,说“没时间”,“做不了”……


而是,表现出“自己能帮的话肯定帮只是当下实在没办法”的姿态。


拒绝他人,本质也是人际沟通中的一个环节,所以,


具备同理心,整个过程把自己也当作是“当事人”,在表示自己现在实在做不了的同时,帮着一起想办法、找出路,并把这层意思表达出来,是拒绝他人过程中的关键。



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